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OFICIO 220-089253 DEL 18 DE MAYO DE 2016 Superintendencia de Sociedades

REF: RADICACIÓN 2016-01-150243 06/04/2016 – RECONSTRUCCIÓN DE PAPELES Y LIBROS DE COMERCIO.

Me refiero a su escrito radicado en esta entidad con el número citado en la referencia, mediante el cual solicita a este despacho le sea indicado

“1 De qué manera o qué mecanismos puede utilizar la sociedad para subsanar o enmendar la perdida de los archivos de los videos de las reuniones?

“2 Si las actas de las reuniones de la Junta Directiva, en su momento fueron aprobadas por sus miembros y asentadas en los libros oficiales de la sociedad, qué efectos tiene la perdida de los archivos de los videos de las reuniones?

3. Con posterioridad a la aprobación del texto de cada acta y de su consignación en los libros oficiales, durante cuánto tiempo deberían conservarse las agravaciones de los videos de las reuniones?.

Sobre el particular se debe señalar que en atención al derecho de petición en la modalidad de consulta, esta Superintendencia con fundamento en los Artículos 14 y 28 de la Ley 1755 de 2015, que sustituye un título del Código de Procedimiento Administrativo y de lo Contencioso Administrativo emite un concepto de carácter general sobre las materias a su cargo, mas no en relación con una sociedad o una situación en particular, razón por la cual sus respuestas en esta instancia no son vinculantes ni comprometen la responsabilidad de la entidad.

De ahí que para los fines a los que se contraen las inquietudes motivo de su solicitud, es procedente efectuar las siguientes consideraciones jurídicas de carácter general.

(i) El Decreto 2420 de 2015, que compila los decretos reglamentarios de la Ley 1314 del 2009 con respecto a NIIF y NAI: Decretos 2706 del 2012, 2784 del 2012, 3022 del 2013 y 302 del 2015. El numeral 3° del artículo 2.1.1, Parte 1 del Libro 2 estableció entre otros:

“El Decreto número 2649 de 1993, además de lo previsto para los efectos contemplados en el Decreto número 2548 de 2014, continuará vigente en lo no regulado por los Decretos números 2784 de 2012, 2706 de 2012 y 3022 de 2013 y demás normas que los modifiquen, adicionen o sustituyan.”

En tal virtud, es claro que tratándose de la reconstrucción de los libros y papeles del comerciante, se siguen aplicando las reglas previstas en el numeral 21 del artículo 115 y 135 del Decreto 2649 de 1993, procedimiento al cual se deberá

acudir para enmendar la pérdida de los archivos electrónicos de los videos de las reuniones. Lo anterior en concordancia con los artículos 28 de la Ley 962 de 2005 y 12 de la Ley 527 de 1999, los que establecen los mecanismos técnicos para la conservación y reproducción exacta de los libros y papeles de comercio, menajes de datos y demás, conforme a la diligencia, cuidado, manejo adecuado de dicha información conforme los derroteros técnicos para su conservación y restauración y así lograr la recuperación de toda la información.

(ii) En cuanto hace al asiento de las actas en libros correspondientes, se advierte que si éstas no se han extraviado, en principio se estaría cumpliendo con lo exigido en los artículos 189 y 195 del Código de Comercio; sin embargo frente al extravió de los videos, por ser papeles del comerciante deberá acudirse al procedimiento de reconstrucción a que se hizo referencia en el punto anterior.

(iii) Sobre el término de conservación de los libros y papeles de comercio, el artículo 28 de la Ley 962 de 2005, prescribe: “Racionalización de la conservación de libros y papeles de comercio. Los libros y papeles del comerciante deberán ser conservados por un período de diez (10) años contados a partir de la fecha del último asiento, documento o comprobante, pudiendo utilizar para el efecto, a elección del comerciante, su conservación en papel o en cualquier medio técnico, magnético o electrónico que garantice su reproducción exacta.

“Igual término aplicará en relación con las personas, no comerciantes, que legalmente se encuentren obligadas a conservar esta información.

“Lo anterior sin perjuicio de los términos menores consagrados en normas especiales.”

En los anteriores términos su solicitud ha sido atendida con los efectos descritos en el artículo 28 del C.C.A. no sin antes señalar que en la P. Web puede consultar entre otros la normatividad, los conceptos que la Entidad emite, como la Circular Básica Jurídica.