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Concepto 220-012756 DEL 03 DE FEBRERO DE 2017 Superintendencia de Sociedades

REF: LAS SOCIEDADES EN GENERAL NO SE REGISTRAN COMO TAL ANTE LA SUPERINTENDENCIA DE SOCIEDADES  – Rad. 2016-01-630268 del 30 de diciembre de 2016

Aviso recibo de su comunicación enviada a través de la página web de esta entidad y radicada con el número 2016-01-630268, mediante la cual consulta:

1- Si toda sociedad de responsabilidad limitada debe ser registrada y presentar informes a esta Entidad.

2- Cuál es el impacto legal y/o comercial si en Junta de Socios se niega la aprobación de estados financieros.

3- Se pueden aprobar estados financieros en Junta Extraordinaria después del primer día hábil de abril.

Al respecto es preciso advertir que este Despacho con fundamento en el artículo 28 del Código de Procedimiento Administrativo y de lo Contencioso Administrativo, profiere los conceptos de carácter general y en abstracto a que haya lugar sobre las materias a su cargo, mas no en relación con la situación, los actos o decisiones atinentes a una sociedad en particular, pues sus respuestas en esta instancia no son vinculantes, ni comprometen la responsabilidad de la entidad.

-Anotado lo anterior, frente a su primera inquietud, es necesario precisar que las sociedades no se registran como tal ante la Superintendencia de Sociedades. Se puede inferir no obstante, que su solicitud hace relación es a la vigilancia o control que esta entidad ejerce sobre las sociedades comerciales, entre las cuales se encuentran las de responsabilidad limitada.

En efecto, las sociedades mercantiles independientemente del tipo adoptado, quedan sometidas a vigilancia de esta Superintendencia, en los términos del artículo 84 de la Ley 222 de 1995, cuando se verifique alguna de las causales de vigilancia previstas en los artículos 1°, 2° y 4° del Decreto 4350 de 2006.

Es así como sin perjuicio de la facultad de inspección que consagra el Articulo 83 de la referida Ley, la vigilancia según los términos de la norma citada opera por ministerio de la Ley; en consecuencia, no es necesario requerimiento alguno por parte de la entidad, correspondiéndole al representante legal y al representante legal y al revisor fiscal, informar de manera oportuna a la Superintendencia de sobre el particular y remitir los documentos a que haya lugar, sin perjuicio de que se expidan actos administrativos de carácter general, donde se señalen las pautas a seguir por parte de las sociedades, para proceder al envió de la información financiera que sea indispensable para constatar la ocurrencia de las causales mencionadas.

Por su parte el control, tiene ocurrencia cuando así lo determine el Superintendente de Sociedades, acto administrativo de carácter particular, a fin de “ordenar los correctivos necesarios para subsanar una situación crítica de orden jurídica, contable, económico o administrativo de cualquier sociedad comercial no vigilada por otra superintendencia” (artículo 85 de la Ley 222 de 1995).

-En cuanto a las inquietudes relacionadas con la aprobación de los estados financieros, resulta oportuno extractar los apartes del concepto emitido a través de oficio 220-089179 del 01 de octubre de 2012, cuyas consideraciones proporcionan una ilustración general:

(…)

La administración de la compañía, llámense gerentes o representantes legales, tiene la obligación de preparar los estados financieros de cada año y presentarlos para la aprobación del máximo órgano social. Es una obligación que según se anota, le corresponde a los administradores de cara a los asociados, como se desprende, entre otros de los artículos 422 del Código de Comercio y 34 de la Ley 222 de 1995.

Tenemos que una vez presentados los estados financieros a la consideración de los accionistas, estos pueden ser o no aprobados por ellos, si lo son significa que no existen razones de divergencia y ellos aceptan las cuentas presentadas. En caso contrario, de no darse su aprobación, se entiende que existen razones, válidas o no de los asociados para ello. En este caso, es necesario proceder a discutir en el seno del órgano rector, entre los asociados y la administración, los temas de divergencia y tratar de llegar a un acuerdo, dada la connotación que representan los estados financieros, no solo para los asociados sino igualmente para los terceros, incluidos los órganos de fiscalización, a más de poner en entredicho la gestión de los administradores.

Es claro indudablemente que las implicaciones de su no aprobación, son grandes, entre otros, para los asociados conlleva el no poder realizar la distribución de utilidades, uno de los incentivos que estimulan el participar en sociedad (artículo 98 del Código de Comercio). Si bien es cierto, una de las funciones de la asamblea general de accionistas o de la junta de socios, es “2. Examinar, aprobar o improbar los balances de fin de ejercicio y las cuentas que deban rendir los administradores”, la misma ley da la posibilidad de disentir de la información puesta a su consideración y discutir entonces con los administradores las divergencias que se presenten, en aras a adoptar los ajustes correspondientes.

(…)

No obstante, es otro el escenario cuando el órgano social, o uno o varios asociados, que conforman la mayoría decisoria, sin razón valedera, sin argumentos debidamente soportados, ni contables ni jurídicos, y sin aceptar tampoco explicaciones de los administradores, se nieguen a la aprobación de los estados financieros de la compañía. Aquí se estaría eventualmente frente a una actuación irresponsable de quienes así proceden, que puede causar un gran perjuicio a la sociedad.

En tal caso es posible que se esté frente a unas diferencias entre los asociados y la administración que entorpezcan el normal funcionamiento de la compañía. De ser necesario, los administradores o el socio o asociados minoritarios, pueden recurrir a la justicia ordinaria o las funciones jurisdiccionales que tiene la Superintendencia de Sociedades, para resolver las diferencias que se presentan, e incluso para solicitar indemnización por perjuicios causados por abuso del derecho, abuso de la mayoría o de la minoría, trámites que se adelantan al amparo del Código General del Proceso y de las competencias atribuidas a esta Entidad en los términos del artículo 18, numeral 12 del Decreto 1023 de 2012 y demás normas concordantes.

– En cuanto a la última pregunta, la respuesta es afirmativa; si bien los estados financieros han de aprobarse en principio, en la reunión ordinaria del correspondiente ejercicio, nada obsta para que si es preciso se aprueben en reunión extraordinaria, siempre que se cumplan las formalidades legales y estatutarias a que haya lugar. En ese sentido se ha pronunciado este Despacho, entre otros mediante Oficio 220- 13469 del 01 de febrero de 2016, en donde expreso:

(….)

Artículo 422. Reuniones Ordinarias “Las reuniones ordinarias de la asamblea se efectuarán por lo menos una vez al año, en las fechas señaladas en los estatutos y, en silencio de éstos, dentro de los tres meses siguientes al vencimiento de cada ejercicio, para examinar la situación de la sociedad, designar los administradores y demás funcionarios de su elección, determinar las directrices económicas de la compañía, considerar las cuentas y balances del último ejercicio, resolver sobre la distribución de utilidades y acordar todas las providencias tendientes a asegurar el cumplimiento del objeto social.

“(…..)”

Artículo 424. Convocatoria a las Reuniones de la Asamblea General de Accionistas. “Toda convocatoria se hará en la forma prevista en los estatutos y, a falta de estipulación, mediante aviso que se publicará en un diario de circulación en el domicilio principal de la sociedad. Tratándose de asamblea extraordinaria en el aviso se insertará el orden del día. Para las reuniones en que hayan de aprobarse los balances de fin de ejercicio, la convocatoria se hará cuando menos con quince días hábiles de anticipación. En los demás casos, bastará una antelación de cinco días comunes”.

(….)

“De las normas citadas se advierte cómo el carácter de las reuniones ordinarias deriva en primer lugar, de su temario u objetivo esencial, cual es permitir que el máximo órgano social se ocupe de considerar las cuentas de fin de ejercicio y analizar la situación de la sociedad y segundo, de la época en que se realice, esto es dentro de los tres primeros meses del año.

En ese orden de ideas, si en los estatutos sociales se ha estipulado una fecha exacta dentro de los 3 meses del año para llevar a cabo la reunión ordinaria, y está por cualquier circunstancia es variada, la respectiva sesión tendrá carácter de extraordinaria, aunque con temario de ordinaria. En tal caso, aunque la convocatoria se realice para una sesión extraordinaria y como tal se anuncie en la citación a que haya lugar, deberá cumplir con el requisito de la antelación que corresponde, atendiendo que cuando se van a someter a consideración los estados financieros, la citación deberá efectuarse en todo caso con quince (15) días hábiles de antelación, so pena de afectar la legalidad de las decisiones. El quórum y las mayorías se estarán a las reglas estipuladas en los estatutos sociales y la ley.”.

En los anteriores términos su solicitud ha sido atendida con los efectos descritos en el artículo 28 de C.C.A. no sin antes señalar que en la página Web de esta entidad puede consultar entre otros la normatividad, los conceptos que la entidad emite, como la Circular Básica Jurídica. Así mismo, para documentarse sobre las acciones judiciales, puede ingresar al link de la Delegatura de Procedimientos mercantiles, que tiene información sobre el trámite de los procesos verbal y verbal sumario, propios de esta jurisdicción.