Superintendencia de Sociedades concepto OFICIO 220-282478 DEL 07 DE DICIEMBRE DE 2017
REF.: CONFORMACIÓN DE LA JUNTA DIRECTIVA EN UNA SOCIEDAD ANÓNIMA.
Me refiero al escrito radicado en esta Entidad bajo el número 2017-01-545797, a través del cual describe la situación que se presenta en una sociedad anónima que tiene prevista una junta directiva compuesta por cuatro miembros, de los cuales el cuarto suplente renunció y no ha sido reemplazado.
Sobre la base de ese planteamiento pregunta si el reemplazo es obligatorio y con cuánto tiempo cuenta la sociedad para efectuarlo. También pregunta si es posible suprimir los cargos de miembros suplentes de la junta directiva, si la ley obliga a tener un mínimo de estos y si, en el evento de poder prescindir de todos o de parte de ellos, para tal efecto sería preciso llevar a cabo una reforma de estatutos y por último, pregunta a qué sanciones se vería expuesta la sociedad por no reemplazar al miembro suplente que renunció, o en caso de hacerlo tardíamente.
Antes de dar respuesta a los cuestionamientos señalados, es pertinente precisar que en virtud de lo dispuesto por el artículo 13 del Código de Procedimiento Administrativo y de lo Contencioso Administrativo, sustituido por la Ley 1755 de 2015, el derecho de petición en la modalidad de consulta tiene por objeto conocer un concepto u opinión de la Superintendencia sobre las materias a su cargo. Por tal razón, no está dirigido a resolver situaciones concretas, menos aún a asesorar a los peticionarios en la solución de diferencias relativas a la ejecución de actos o decisiones de los órganos sociales en los que tengan interés como socios, administradores o asesores legales, ni en la interpretación de contratos, pues en esta instancia sus respuestas, se repite, son generales y abstractas, motivo por el cual no tienen carácter vinculante ni comprometen la responsabilidad de la Entidad.
En este orden de ideas, para absolver los interrogantes planteados es pertinente primero que todo acudir a las reglas previstas en el Código de Comercio.
Dispone el artículo 434 tal codificación que la junta directiva se integrará con no menos de tres miembros y que cada uno de ellos tendrá un suplente. Como quiera que la redacción de la norma es imperativa, su acatamiento es obligatorio y, por tanto, es claro que no es factible suprimir las suplencias. En este sentido, es procedente aclarar que de acuerdo con la citada disposición legal, cada uno de los miembros principales del mencionado órgano social deberá tener un suplente. Lo que sí admite libertad de estipulación es la naturaleza de las suplencias, puesto que se puede determinar estatutariamente si son numéricas o personales, y si
esta circunstancia no llegare a estipularse en los estatutos, la ley presume que éstas son numéricas.
En relación con el tema objeto de consulta esta Entidad se ha pronunciado en varias oportunidades, una de las cuales a través del Oficio 220-21298 del 4 de octubre de 1993, en donde a pesar de no tratar exactamente la cuestión planteada, sí brinda los elementos suficientes sobre la necesidad de las suplencias. En esa oportunidad el Despacho expresó: ‘…La junta directiva se conforma por principales y suplentes, donde estos últimos son los llamados a reemplazar a los principales en sus faltas absolutas o temporales, dado el régimen de las suplencias, no siendo dable por lo tanto que para efectos de la conformación y funcionamiento de este órgano social, se pacte o permita, además de los anteriores, la figura del delegado, de tal manera que sea este quien asista en reemplazo del principal.’
Como bien puede apreciarse, las suplencias son fundamentales para garantizar el debido y oportuno funcionamiento de la junta directiva y, como quiera que el cargo de administrador es intuitu personae, no es posible, como bien lo dijo el Despacho en el aparte que se acaba de transcribir, que en las faltas tanto absolutas como temporales del miembro principal actúe en reemplazo suyo otra persona que no sea aquella que los accionistas hubieren elegido para ocupar tal dignidad. Por tal motivo, además, las vacancias deben ser suplidas tan pronto como se presente la renuncia o la falta absoluta de cada miembro, sea principal o suplente.
Ahora bien, es posible disminuir la cantidad de miembros de la junta directiva, puesto que la ley exige, como mínimo, tres principales con sus respectivos suplentes. Y como quiera que la junta directiva de la sociedad cuenta con cuatro miembros principales, resulta factible suprimir un renglón. Con tal finalidad, y siempre y cuando esa fuera la intención de la compañía, será preciso acordar la reforma estatutaria respectiva en asamblea general de accionistas con la mayoría requerida para dicho fin, elevarla a escritura pública y registrarla en la cámara de comercio del domicilio social. De acuerdo con lo dispuesto por el artículo 158 del Código de Comercio, ese es el momento a partir del cual la referida modificación estatutaria producirá efectos frente los terceros.
Por último, las sanciones a las que se puede ver abocada la compañía o su representante legal por no nombrar el reemplazo del miembro suplente de la junta directiva de la compañía, son las contempladas en el artículo 86 de la Ley 222 de 1995, numeral 3o. La facultad contenida en el aludido numeral contempla la posibilidad de imponer sanciones o multas, sucesivas o no, hasta de doscientos salarios mínimos legales mensuales, cualquiera sea el caso, a quienes incumplan sus órdenes, la ley o los estatutos.
En los anteriores términos su solicitud ha sido atendida con los efectos descritos en el artículo 28 del C.C.A. no sin antes señalar que en la P. Web puede consultar entre otros la normatividad, los conceptos que la Entidad emite, como la Circular Básica Jurídica.