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OFICIO 220-092834 DEL 24 DE MAYO DE 2016

REF: RADICACIÓN 2016-01-185540 14/04/2016 – EJERCICIO DE FUNCIONES
POR PARTE DEL SUPLENTE DEL REPRESENTANTE LEGAL.

Aviso recibo del escrito que trasladó la Superintendencia Financiera de Colombia, mediante el cual formulo la consulta que en seguida se resume, a propósito de la sociedad que al efecto cita:
Puede el Representante Legal Suplente suscribir un contrato de arrendamiento aun cuando en el Certificado de Existencia y Representación legal de la Cámara de   Comercio se evidencia que esta facultad es del gerente como Representante legal principal? Cuál es el fundamento legal para que el Suplente pueda suscribir  actos Juridicos? Es eminentemente necesario que así este taxativamente estipulado en el Certificado de Existencia y Representación Legal?. En primer término se debe señalar que en atención al derecho de petición en la modalidad de consulta, la Superintendencia con fundamento en el Art. 28 del Código de Procedimiento Administrativo y de lo Contenciosos administrativo emite un concepto de carácter general sobre las materias a su cargo, mas no se dirige a prestar asesoría en la formación de los contratos o solución de situaciones que los particulares deban resolver, en tanto se trata de una labor eminentemente pedagógica que busca ilustrarlos sobre los temas de su competencia, lo que explica que sus conceptos no tengan carácter vinculante ni comprometan su responsabilidad La premisa anotada es importante, en la medida en que esta Superintendencia vía consulta, no puede ni tiene la potestad legal, para opinar, discutir, asesorar, ni definir asuntos relativos a los presupuestos y alcances de los elementos de existencia y capacidad para los negocios que una sociedad pretenda celebrar, dado que sus pronunciamientos en eta instancia, como fue advertido son de carácter general y abstracto.
No obstante lo anterior, a título ilustrativo es pertinente remitirse a los apartes del oficio 220-087352 del 10 de junio de 2014 que versan sobre el tema de las facultades del representante legal.
“(………)”
“se tiene que la representación legal surge de una regla de derecho que impone a las personas jurídicas tener un representante, el que constituye un órgano de gestión externa, con poderes y facultades limitados o restringidos en los estatutos, presupuesto que determina el límite dentro del cual puede contratar y a partir del cual, sus actos generan directa y eficazmente efectos entre el tercero y la sociedad; contrario sensu, el acto o contrato no puede vincular al representado, sino al representante, vale decir, a la persona que en su nombre se hubiere obligado.
La importancia de la representación legal frente a los asociados como a los terceros en general, es de tanta trascendencia que la ley ha dispuesto los mecanismos necesarios para evitar que una sociedad quede sin una persona que la represente en un momento determinado, como cuando se da el caso de la falta absoluta del mismo, pues es ahí cuando es indispensable la existencia de la figura de la SUPLENCIA. Es preciso tener en cuenta que el objetivo de la suplencia no es otro que el de reemplazar a la persona que ejerce la titularidad de la representación legal de una compañía en sus faltas temporales y absolutas. Es así que de acuerdo con el diccionario de la Academia de la Lengua, vigésima edición, Tomo II, ‘suplencia’, en su primera acepción significa “acción y efecto de suplir una persona a otra”; ‘suplir’ por su parte, de acuerdo con el mismo diccionario quiere decir “Cumplir o integrar lo que falta en una cosa, o remediar la carencia de ella….”, de donde se corrobora lo anteriormente expuesto, esto es, que el suplente del representante legal es la persona que suple el lugar del titular en su ausencia temporal o definitiva.
En lo que a este tema se refiere, la Superintendencia de Sociedades ha manifestado lo siguiente en el Oficio 220-001192 del 17 de enero de 2002. “Para que el representante suplente pueda desempeñar el cargo, se requiere, no la ausencia material del titular, sino la imposibilidad de desempeñar las funciones que le han sido asignadas, a menos que estatutariamente o por un pronunciamiento del máximo órgano social, se le hayan asignado al representante legal suplente, facultades especiales para representar a la sociedad sin necesidad de que se de la circunstancia anterior”. En resumen, se tiene que la actuación del suplente está circunscrita exclusivamente a la imposibilidad temporal o definitiva del principal para actuar. Mientras el principal se encuentre en uso de sus funciones, no hay lugar a que el representante legal lo supla, por lo tanto, mientras no actué como suplente del  principal, el suplente no será considerado administrador de la compañía, por lo tanto, no le asisten los derechos ni las obligaciones que la ley y los estatutos confieren al representante legal principal. (El resaltado de este párrafo no es del oficio). En los anteriores términos su solicitud ha sido atendida con los alcances previstos en el artículo 28 del Código de Procedimiento Administrativo, no sin antes advertir que la Entidad ha emitido varios conceptos sobre el tema, que podrá consultar en la Web, como el oficio 220-019630 del 29 de marzo de 2010, que ilustra sobre el régimen de responsabilidades y las atribuciones del suplente, aunado a los pronunciamientos jurisprudenciales hechos por esta Entidad en vía jurisdiccional Societaria, mediante Auto Nro. 801-015703 del 19 de septiembre de 2013, y Sentencia 801-030 del 20 de junio de 2013.1